Contabilidade especializada em Administradoras de Condomínio

A administradora responde, ao mesmo tempo, pela própria contabilidade (como empresa) e pela rotina de cada condomínio da sua carteira (como prestadora de serviço a cada um deles). Cada condomínio tem sua própria dinâmica: fundo de reserva e fundo de obras que precisam ser controlados separadamente, eventual folha de porteiro ou zelador com regras trabalhistas específicas, contratos de terceirização que exigem comprovação mensal de recolhimentos, e receitas acessórias — antena, publicidade, locação de área comum — que, se mal classificadas, alteram a forma como o condomínio é tributado. Sem uma rotina desenhada para essas particularidades, o risco não aparece como multa imediata: aparece como prestação de contas questionada em assembleia, ou como enquadramento tributário incorreto descoberto tarde demais.

A Lei Complementar 214/2025 estabelece um critério específico para o condomínio que não optar pelo regime regular de IBS e CBS: a regra dos 80%. Quando as taxas e os demais valores cobrados dos condôminos representam 80% ou mais da receita total, o condomínio não é contribuinte desses tributos. Abaixo desse percentual, a incidência sobre as operações com bens e serviços depende do enquadramento previsto no art. 21, I, da lei, excluídos da base os valores cobrados dos condôminos. Se optar voluntariamente pelo regime regular, a incidência alcança também as taxas e os demais valores cobrados dos condôminos.

Três prazos merecem atenção direta:

• NFS-e obrigatória a partir de 1º de dezembro de 2026 para a cobrança de taxas condominiais e demais receitas do condomínio, conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026.
• Conformidade tributária com prazo de correção até 31 de dezembro de 2026 (Programa Nacional de Conformidade Tributária): a proteção contra penalidades depende do cumprimento conjunto das condições do programa, incluindo evolução da emissão correta, atendimento às comunicações fiscais, retificação das informações e acompanhamento por profissional contábil. É o momento de ajustar cadastro e sistema de emissão para cumprir as novas obrigações.
• Fim do PIS de 1% sobre a folha do condomínio a partir de 1º de janeiro de 2027, sem tributo substituto — um custo que desaparece do orçamento de condomínios com empregados próprios.

O ponto de maior impacto não está numa data do calendário, mas numa prática de gestão: medir o percentual da regra dos 80% antes de assinar qualquer novo contrato de receita comercial — um contrato de antena, de publicidade ou de locação de espaço pode, sozinho, empurrar um condomínio até então isento para a condição de contribuinte, quando conduzido sem essa verificação prévia.

O mesmo vale para a forma de operar receitas acessórias, como um minimercado interno: ceder o espaço a um operador terceiro tributa apenas a cessão, enquanto o condomínio comprar e revender mercadorias diretamente tributa o valor da venda — e ainda cria uma rotina operacional de varejo que foge do escopo contábil padrão. A decisão de modelo, tomada antes de a receita começar a existir, evita ter de reestruturar depois.

Nos diagnósticos que realizamos, os problemas mais frequentes costumam se repetir:

• Fundo de reserva e fundo de obras controlados em conjunto, sem segregação clara no balancete mensal.
• Empregados próprios do condomínio (porteiro, zelador, faxineiro) tratados sob o regime de empregador doméstico, quando a regra correta é CLT comum, com convenção coletiva da categoria.
• Contratos de terceirização (portaria, limpeza) sem cláusula de comprovação mensal de recolhimentos, expondo o condomínio a risco de responsabilidade subsidiária.
• Receita de antena ou aluguel de área comum tratada como rendimento do condomínio, quando, para fins de Imposto de Renda, é rendimento de cada condômino na proporção da sua fração ideal.
• Ausência de controle mensal da regra dos 80%, deixando a administradora sem visibilidade sobre quais condomínios da carteira já são, ou estão perto de se tornar, contribuintes de IBS/CBS.

Contabilidade, rotina fiscal e, quando contratado, suporte trabalhista e financeiro para a administradora e para cada condomínio da sua carteira: balancete mensal com segregação de fundos, controle da regra dos 80%, rotina trabalhista completa quando há empregados próprios, e material de prestação de contas pronto para apresentação em assembleia.